Wybór miejsca na zorganizowanie konferencji zależy przede wszystkim od charakteru takiej konferencji oraz od miasta, w którym dana konferencja ma się odbyć. W przypadku większych miast wybór jest znacznie większy, co oczywiście znacznie ułatwia dokonanie wyboru odpowiedniego hotelu czy też sali konferencyjnej.
Gdy organizuje się konferencję po pierwsze niezbędne jest określenie ilości osób, które będą w takiej konferencji uczestniczyli. Kolejną kwestią jest ustalenie czy goście będą pochodzili wyłącznie z miasta, w którym działamy, czy też będą również goście przyjezdni. W przypadku przyjezdnych gości nie można zapominać, że trzeba będzie zapewnić kim nocleg czy transport. Z tego powodu najlepszym rozwiązaniem będzie postawienie na sale konferencyjne, które dostępne są w hotelu.
Lepszym rozwiązaniem może być postawienie na hotel z dala od centrum miasta. W takim hotelu można liczyć na spokój z dala od zgiełku centrum miasta. Z drugiej strony można wybrać w hotel w mieście, ale taki, który posiada wyciszenie zarówno sal konferencyjnych jak też pokojów w hotelach.
Jeśli wybiera się sale konferencyjne obecnie jest to znacznie łatwiejsze, gdyż wiele szczegółów ofert można sprawdzić za pośrednictwem stron internetowych firm, które takie sale do wynajmu zapewniają. Nie można jednak zapominać, że po wyborze odpowiedniej wielkości sal, czyli dwóch, trzech takich sal niezbędne jest osobiste sprawdzenie jak taka sala wygląda. Następnie konieczne jest ustalenie szczegółów choćby dotyczących tego, czy firma zapewnia również obsługę konferencji.